Dalle assunzioni ai cambi di mansione, dalla sorveglianza sanitaria alla formazione obbligatoria: quali controlli deve effettuare l’ufficio Risorse Umane e come coordinarsi con RSPP e Medico Competente.

Quando una decisione HR diventa una questione di sicurezza

Un responsabile di produzione chiede all’ufficio Risorse Umane di inserire immediatamente un nuovo lavoratore in reparto. Il contratto è firmato, la data di assunzione è confermata e la postazione è pronta. Manca però un passaggio: verificare che il dipendente possieda tutti i requisiti necessari per svolgere in sicurezza le attività che gli saranno affidate.

La formazione è adeguata ai rischi della mansione? È prevista la sorveglianza sanitaria? Se necessaria, è disponibile il giudizio di idoneità? Le attività che il lavoratore svolgerà corrispondono a quelle considerate nella valutazione dei rischi?
Sono domande che riguardano direttamente la gestione del personale.

Una risposta incompleta può determinare violazioni normative, ritardi organizzativi e, soprattutto, esporre il lavoratore a rischi che avrebbero dovuto essere affrontati prima del suo inserimento.

Per un HR Manager, la sicurezza sul lavoro entra in gioco ogni volta che una decisione organizzativa modifica le condizioni nelle quali una persona svolge la propria attività. Accade durante un’assunzione, un trasferimento interno, un cambio di mansione, l’attribuzione di nuovi incarichi o la gestione di una limitazione sanitaria.
Il D.Lgs. 81/2008 attribuisce obblighi e responsabilità a figure precise, a partire dal Datore di Lavoro. L’ufficio Risorse Umane, tuttavia, gestisce informazioni e processi che incidono direttamente sull’applicazione delle misure di prevenzione.

Un contratto regolarmente sottoscritto non garantisce, da solo, che il lavoratore possa essere immediatamente assegnato a qualsiasi attività. Occorre verificare che siano soddisfatti gli obblighi formativi, sanitari e organizzativi applicabili alla mansione.

Come devono collaborare HR, RSPP e Medico Competente? Quali responsabilità possono ricadere sul responsabile delle Risorse Umane? E quali controlli è opportuno prevedere per evitare errori nella gestione del personale?

Il ruolo dell’HR nella gestione della salute e sicurezza

L’ufficio Risorse Umane gestisce assunzioni, cessazioni, inquadramenti professionali, trasferimenti, turnazioni e percorsi formativi. Ognuna di queste attività può avere conseguenze sull’organizzazione della sicurezza aziendale.
Un dipendente trasferito dall’amministrazione al magazzino, per esempio, potrebbe essere esposto a rischi differenti rispetto a quelli della precedente mansione. Prima dell’assegnazione occorre verificare le attività previste, la formazione necessaria e l’eventuale applicazione della sorveglianza sanitaria.

L’HR deve quindi attivare le verifiche previste dall’organizzazione aziendale, coinvolgendo le figure competenti.

Un aspetto particolarmente delicato riguarda la qualità delle informazioni trasmesse. Se la descrizione della mansione è generica o non corrisponde alle attività effettive, il Servizio di Prevenzione e Protezione e il Medico Competente potrebbero non disporre degli elementi necessari per svolgere correttamente le proprie valutazioni.

Il contributo dell’HR consiste nel mantenere coerenti le informazioni relative al personale con le attività effettivamente svolte e con gli adempimenti di sicurezza applicabili.

Il ruolo del Datore di Lavoro, delega di funzioni e responsabilità dell’HR Manager

Il D.Lgs. 81/2008 individua nel Datore di Lavoro il principale destinatario degli obblighi di prevenzione.

L’articolo 17 stabilisce due obblighi che non possono essere delegati: la valutazione di tutti i rischi con la conseguente elaborazione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e la designazione del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP).

Per altre funzioni, l’articolo 16 disciplina la possibilità di conferire una delega, purché siano rispettati precisi requisiti.
La delega deve risultare da un atto scritto con data certa, essere conferita a una persona dotata dei requisiti di professionalità ed esperienza necessari e attribuire adeguati poteri di organizzazione, gestione e controllo, oltre all’autonomia di spesa richiesta. Deve essere accettata per iscritto e ricevere adeguata pubblicità.

Delegare all’HR le funzioni di sicurezza

Un HR Manager che accetta una delega di funzioni in materia di sicurezza assume gli obblighi giuridici compresi nella delega stessa. La loro violazione può comportare responsabilità anche penali, quando ne ricorrono i presupposti.
Occorre però distinguere la delega di funzioni dalla normale attribuzione di compiti amministrativi e organizzativi.

Affidare all’HR la programmazione dei corsi, la raccolta degli attestati o il coordinamento delle visite mediche non equivale automaticamente a trasferirgli gli obblighi del Datore di Lavoro.

Allo stesso tempo, l’assenza di una delega formale non esclude ogni possibile responsabilità. L’articolo 299 del D.Lgs. 81/2008 prevede infatti che le posizioni di garanzia riferite al Datore di Lavoro, al dirigente e al preposto possano gravare anche su chi esercita concretamente i relativi poteri, pur senza una regolare investitura.

Per questo motivo, un responsabile delle Risorse Umane deve conoscere con precisione le proprie attribuzioni, i poteri decisionali e i limiti entro i quali può intervenire.

HR Manager e RSPP: competenze differenti, attività collegate

L’articolo 33 del D.Lgs. 81/2008 attribuisce al RSPP che si occupa del Servizio di Prevenzione e Protezione compiti tecnici che comprendono:

• l’individuazione dei fattori di rischio
• la partecipazione alla valutazione dei rischi
• l’elaborazione delle misure preventive e protettive, per quanto di competenza.

La responsabilità della valutazione dei rischi rimane in capo al Datore di Lavoro, che vi provvede con la collaborazione del RSPP e del Medico Competente nei casi previsti.

L’HR gestisce invece le informazioni relative ai lavoratori e organizza, nell’ambito delle proprie attribuzioni, le attività necessarie affinché il personale sia impiegato nel rispetto dei requisiti previsti.

Pensiamo a un’azienda che decide di introdurre un turno notturno. L’ufficio Risorse Umane si occupa degli aspetti contrattuali e organizzativi, ma la modifica richiede anche una verifica delle condizioni di lavoro, dei rischi e degli eventuali obblighi sanitari applicabili.
Il coordinamento deve avvenire prima dell’avvio della nuova organizzazione.
Lo stesso principio vale per l’inserimento di personale somministrato, per le riorganizzazioni dei reparti e per l’assegnazione di lavoratori ad attività differenti.

Il Medico Competente e il giudizio di idoneità alla mansione

L’articolo 41 del D.Lgs. 81/2008 disciplina la sorveglianza sanitaria nei casi previsti dalla normativa.

Il Medico Competente effettua gli accertamenti necessari ed esprime, quando richiesto, un giudizio relativo alla mansione specifica. Il giudizio può prevedere l’idoneità, l’idoneità parziale con prescrizioni o limitazioni, l’inidoneità temporanea oppure l’inidoneità permanente.

Per l’ufficio Risorse Umane, questi esiti hanno conseguenze operative differenti.

Un lavoratore giudicato idoneo con limitazioni potrebbe non poter svolgere determinate attività. In questo caso, l’HR deve coordinarsi con le figure competenti affinché l’organizzazione del lavoro rispetti le indicazioni del Medico Competente.

In presenza di una non idoneità temporanea, occorre invece valutare le possibilità di assegnazione ad attività compatibili, secondo quanto previsto dall’articolo 42 del D.Lgs. 81/2008.

Particolare attenzione deve essere riservata alla riservatezza dei dati sanitari. L’ufficio del personale deve trattare soltanto le informazioni necessarie alla gestione del rapporto di lavoro e all’applicazione delle prescrizioni.

L’HR deve conoscere le limitazioni che incidono sull’attività lavorativa, non le diagnosi che le hanno determinate.

I controlli che l’HR deve garantire: DVR, mansionario e idoneità sanitaria

Un lavoratore può essere regolarmente assunto, avere un contratto corretto e risultare inserito nell’organigramma aziendale, ma essere destinato ad attività per le quali non sono ancora state completate le verifiche necessarie.

Per evitare questa situazione, occorre mantenere coerenti tre elementi:

• le attività effettivamente svolte
• i rischi individuati nel DVR
• quando prevista la sorveglianza sanitaria, il giudizio di idoneità alla mansione specifica.

Mansione contrattuale e attività effettive: cosa succede quando non coincidono

Uno degli errori più frequenti consiste nel considerare la qualifica contrattuale sufficiente a individuare i rischi ai quali un lavoratore è esposto.
In realtà, l’inquadramento previsto dal contratto collettivo e la mansione considerata ai fini della valutazione dei rischi rispondono a finalità differenti.
Il primo definisce la posizione del dipendente sotto il profilo contrattuale. La seconda deve consentire di individuare le attività svolte, le attrezzature utilizzate, gli ambienti frequentati e i fattori di rischio presenti.

Consideriamo un addetto al magazzino che inizialmente si occupa della preparazione degli ordini e del controllo della merce. Successivamente, per esigenze organizzative, viene incaricato di utilizzare un carrello elevatore.
L’inquadramento contrattuale potrebbe rimanere invariato, ma le attività comportano rischi ulteriori. L’utilizzo del carrello elevatore richiede una specifica abilitazione, oltre alle verifiche relative ai rischi della mansione e all’eventuale sorveglianza sanitaria.

Se l’ufficio Risorse Umane non viene informato della modifica, potrebbe continuare a considerare il dipendente come un lavoratore addetto esclusivamente alla preparazione degli ordini.

L’articolo 28 del D.Lgs. 81/2008 stabilisce che la valutazione debba riguardare tutti i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori. Il DVR deve quindi considerare le attività effettivamente svolte, indipendentemente dalla denominazione contrattuale della mansione.

L’articolo 29 disciplina inoltre i casi nei quali la valutazione deve essere rielaborata, tra cui le modifiche del processo produttivo o dell’organizzazione del lavoro significative ai fini della salute e sicurezza.

Non ogni variazione individuale comporta automaticamente l’aggiornamento del DVR. Occorre verificare se i rischi delle nuove attività siano già stati adeguatamente valutati e se la modifica richieda una rielaborazione della valutazione.

Prima di assegnare un lavoratore a nuove attività, l’HR deve assicurarsi che siano state attivate le verifiche necessarie sui rischi, sulla formazione e sull’eventuale idoneità sanitaria.

Assunzioni e visite mediche preventive: quando può iniziare a lavorare il dipendente

Un responsabile di reparto ha bisogno di una nuova risorsa entro pochi giorni. La selezione è conclusa, il candidato ha accettato la proposta e l’ufficio Risorse Umane sta predisponendo il contratto.

Prima dell’inserimento operativo occorre però verificare se la mansione comporti l’obbligo di sorveglianza sanitaria.

L’articolo 41 del D.Lgs. 81/2008 disciplina, tra le altre, la visita medica preventiva, finalizzata a verificare l’assenza di controindicazioni al lavoro cui il lavoratore è destinato e a valutarne l’idoneità alla mansione specifica. La normativa contempla anche la possibilità di effettuare la visita preventiva in fase preassuntiva.

La visita medica preventiva non è obbligatoria indistintamente per tutti i lavoratori. La sua necessità dipende dall’applicabilità della sorveglianza sanitaria alla mansione, secondo le disposizioni vigenti.

Quando la mansione è soggetta a sorveglianza sanitaria, l’azienda deve assicurare che gli accertamenti necessari siano effettuati e che il lavoratore venga assegnato alle attività nel rispetto del giudizio di idoneità.

La data di assunzione e quella di effettivo inizio delle attività devono quindi essere programmate tenendo conto dei controlli richiesti.

Per l’HR, la procedura dovrebbe iniziare con sufficiente anticipo rispetto all’inserimento. Occorre acquisire una descrizione attendibile della mansione, verificare l’applicabilità della sorveglianza sanitaria e, quando necessaria, organizzare la visita.

Una volta disponibile il giudizio, eventuali prescrizioni o limitazioni devono essere gestite dalle figure aziendali competenti, nel rispetto della riservatezza.
Se il lavoratore viene giudicato temporaneamente inidoneo alla mansione specifica, non può essere assegnato a quella mansione in contrasto con il giudizio sanitario. Occorrerà valutare le soluzioni consentite dalla normativa.

Come coordinare HR, RSPP e Medico Competente durante un’assunzione

Il coordinamento funziona quando le informazioni sono condivise prima che le decisioni organizzative diventino operative.

1. Il responsabile di reparto deve fornire una descrizione attendibile delle attività previste.
2. L’HR gestisce le informazioni relative all’inserimento e attiva le verifiche stabilite dalla procedura aziendale.
3. Il Servizio di Prevenzione e Protezione verifica, per quanto di competenza, la corrispondenza tra le attività previste e i rischi valutati.
4. Il Medico Competente interviene quando è prevista la sorveglianza sanitaria.
5. Parallelamente, devono essere verificati i requisiti formativi e le eventuali necessità di addestramento.

Caso pratico: un’assunzione urgente in reparto

Un’azienda deve sostituire rapidamente un operatore assente. Il responsabile di produzione individua un candidato con esperienza e chiede all’HR di procedere immediatamente.

Il nuovo dipendente viene inserito nel turno del mattino. Il responsabile ritiene che l’esperienza precedente sia sufficiente per iniziare a lavorare e prevede di completare successivamente gli adempimenti formativi.

Dopo alcuni giorni emerge che il lavoratore utilizza attrezzature per le quali non è stata verificata la formazione richiesta. Inoltre, la mansione comporta rischi per i quali è prevista la sorveglianza sanitaria, ma il relativo accertamento non è ancora stato effettuato.

L’azienda deve interrompere l’assegnazione alle attività interessate e completare le verifiche mancanti.

La criticità può derivare da una procedura di inserimento che non stabilisce quali controlli debbano precedere l’avvio delle attività.

L’esperienza professionale del candidato può essere utile per valutare le competenze possedute, ma non sostituisce automaticamente formazione, addestramento e abilitazioni richieste dalla normativa.

Il controllo documentale continua dopo l’assunzione

Le verifiche non devono concentrarsi esclusivamente sul momento dell’ingresso in azienda.
Nel corso del rapporto di lavoro possono cambiare le attività svolte, le attrezzature utilizzate, i turni e le condizioni di esposizione ai rischi.
L’ufficio Risorse Umane deve quindi essere informato delle modifiche che incidono sulla gestione del personale e attivare il coinvolgimento delle figure competenti.

Anche le scadenze richiedono attenzione. Aggiornamenti formativi, abilitazioni e accertamenti sanitari previsti devono essere programmati con sufficiente anticipo.

Un sistema di gestione documentale può facilitare queste attività, collegando le informazioni relative ai lavoratori alle mansioni, alla formazione e agli adempimenti da programmare.
La verifica da effettuare rimane concreta: il lavoratore è stato assegnato a una mansione per la quale risultano soddisfatti tutti i requisiti di salute e sicurezza applicabili?

Cambio mansione e job rotation: cosa verificare prima di spostare un dipendente

La mobilità interna è frequente nelle aziende. Può rispondere a esigenze produttive, alla sostituzione temporanea di un collega oppure a programmi di job rotation finalizzati ad ampliare le competenze del personale.
Dal punto di vista della sicurezza, ogni modifica delle attività deve essere esaminata per verificare se comporti nuovi rischi o richieda ulteriori misure di prevenzione.

Un dipendente che cambia reparto può utilizzare attrezzature differenti, movimentare carichi, entrare in contatto con sostanze pericolose oppure lavorare in ambienti caratterizzati da esposizioni diverse.
Anche quando l’inquadramento contrattuale rimane invariato, possono cambiare le condizioni di lavoro.

Job rotation: quando sono necessarie nuove verifiche

Consideriamo un’azienda manifatturiera nella quale alcuni dipendenti vengono periodicamente spostati tra assemblaggio, confezionamento e magazzino.
Nel reparto assemblaggio possono essere presenti rischi legati all’utilizzo di utensili e attrezzature. Nel confezionamento possono assumere rilievo i movimenti ripetitivi degli arti superiori. Nel magazzino possono essere presenti rischi connessi alla movimentazione manuale dei carichi e alla circolazione dei mezzi.
L’alternanza richiede che i rischi siano stati valutati e che ogni lavoratore possieda la formazione e l’eventuale addestramento necessari.

La durata limitata dell’assegnazione non esclude automaticamente gli obblighi di sicurezza.

Un dipendente destinato per pochi giorni all’utilizzo di un’attrezzatura per la quale è richiesta una specifica abilitazione deve possedere i requisiti previsti prima di utilizzarla.

L’articolo 18, comma 1, lettera c), del D.Lgs. 81/2008 richiede al Datore di Lavoro e ai dirigenti, nell’affidare i compiti ai lavoratori, di tenere conto delle capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute e sicurezza.
L’articolo 37 disciplina inoltre la formazione in occasione del trasferimento o cambiamento di mansioni.

Questo non significa che ogni trasferimento richieda di ripetere integralmente i corsi già frequentati. Occorre verificare la formazione posseduta, i rischi della nuova attività e gli eventuali contenuti aggiuntivi necessari.

Checklist HR: sei controlli prima del cambio mansione

Per gestire correttamente la mobilità interna è utile adottare una procedura che consenta di completare le verifiche prima dell’inizio delle nuove attività.
1. Identificare la nuova mansione. Acquisire dal responsabile di reparto una descrizione delle attività effettive, delle attrezzature utilizzate e degli ambienti di lavoro.
2. Verificare i rischi con il Servizio di Prevenzione e Protezione. Accertare che le attività siano state considerate nella valutazione dei rischi e verificare se siano necessari aggiornamenti.
3. Controllare la sorveglianza sanitaria. Coinvolgere il Medico Competente, quando necessario, per verificare gli accertamenti richiesti e l’idoneità alla nuova mansione.
4. Verificare formazione e addestramento. Controllare attestati, abilitazioni ed eventuali necessità di integrazione.
5. Esaminare prescrizioni e limitazioni. Accertare che le nuove attività siano compatibili con le indicazioni contenute nel giudizio di idoneità, quando presente.
6. Registrare le verifiche. Documentare gli esiti e completare le autorizzazioni previste dalla procedura aziendale prima dell’assegnazione.

È bene precisare che la checklist non sostituisce le valutazioni tecniche o sanitarie. Serve a rendere verificabile il completamento dei controlli e a evitare che un trasferimento venga effettuato senza coinvolgere le figure competenti.

Inidoneità temporanea: cosa deve fare l’ufficio Risorse Umane

Una situazione particolarmente delicata riguarda i lavoratori per i quali il Medico Competente esprime un giudizio di inidoneità temporanea alla mansione specifica.

Il giudizio indica che, per il periodo individuato dal Medico Competente, il lavoratore non è idoneo a svolgere quella mansione. Non equivale automaticamente all’impossibilità di svolgere qualsiasi attività lavorativa.

Un operatore addetto alla movimentazione manuale dei carichi, per esempio, potrebbe essere temporaneamente inidoneo alla mansione abituale ma compatibile con attività differenti.

L’articolo 42 del D.Lgs. 81/2008 disciplina i provvedimenti da adottare in caso di inidoneità alla mansione specifica. Il Datore di Lavoro deve attuare le misure indicate dal Medico Competente e, ove necessario, adibire il lavoratore, ove possibile, a mansioni equivalenti o, in difetto, a mansioni inferiori, garantendo il trattamento corrispondente alle mansioni di provenienza.

L’HR deve coordinarsi con le figure competenti per verificare se siano disponibili attività compatibili.
La valutazione deve riguardare i rischi effettivi delle mansioni alternative. Non è sufficiente individuare un’attività apparentemente meno impegnativa.

Quando viene individuata una soluzione, occorre verificare anche gli eventuali requisiti formativi necessari e documentare l’assegnazione.

L’HR non può modificare autonomamente un giudizio sanitario né stabilire quali attività siano clinicamente compatibili con le condizioni del dipendente.

Ricollocazione del lavoratore e gestione del periodo di limitazione

La ricollocazione temporanea richiede una valutazione delle attività disponibili e delle condizioni indicate dal Medico Competente.
Se un dipendente di un’azienda logistica viene dichiarato temporaneamente inidoneo alla movimentazione manuale dei carichi, potrebbero essere considerate attività di controllo documentale o altre mansioni compatibili, purché effettivamente disponibili e adeguate alle condizioni del lavoratore.
La scelta deve essere documentata e accompagnata, quando necessario, dalla formazione richiesta per la nuova attività.

È inoltre opportuno programmare il riesame della situazione in relazione alla durata del giudizio e agli eventuali successivi accertamenti sanitari.

Se non risultano disponibili mansioni compatibili, occorre esaminare il caso considerando gli obblighi del Datore di Lavoro, la disciplina del rapporto di lavoro e le disposizioni applicabili. La sospensione del rapporto o il licenziamento non costituiscono conseguenze automatiche di un giudizio di inidoneità.

Formazione obbligatoria sulla sicurezza: come gestire scadenze, assenze e rifiuti

La formazione obbligatoria è una delle attività più impegnative per gli uffici Risorse Umane, soprattutto nelle aziende con numerosi dipendenti, più sedi operative o turni di lavoro.
Un lavoratore deve frequentare un corso, ma il responsabile di reparto non può rinunciare alla sua presenza. Un preposto deve completare l’aggiornamento, ma le date disponibili coincidono con un periodo di intensa attività produttiva. Un nuovo assunto deve iniziare rapidamente, mentre la formazione richiesta non è ancora stata organizzata.
Per l’HR Manager, la difficoltà consiste nel programmare gli adempimenti senza compromettere la continuità delle attività e senza rinviare obblighi che devono essere rispettati nei tempi previsti.

Formazione dei lavoratori: gli obblighi previsti dalla normativa

L’articolo 37 del D.Lgs. 81/2008 stabilisce che il Datore di Lavoro assicuri a ciascun lavoratore una formazione sufficiente e adeguata in materia di salute e sicurezza, anche rispetto alle conoscenze linguistiche.
La formazione deve essere coerente con i rischi connessi alle attività svolte.

L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 24 maggio 2025, ha riordinato la disciplina dei percorsi formativi, introducendo nuove disposizioni e aggiornando quelle precedenti.

Per l’ufficio Risorse Umane, il primo controllo consiste nell’individuare il percorso richiesto per ciascuna figura aziendale.
La formazione dei lavoratori comprende una formazione generale di 4 ore in aula o in modalità formazione generale e-learning e una formazione specifica la cui durata varia in funzione della classificazione del rischio prevista dall’Accordo, ferma restando la necessità di garantire contenuti adeguati ai rischi effettivi.

Per i preposti è previsto un corso preposti di 12 ore, con aggiornamento preposti biennale di almeno 6 ore.
Il corso per dirigenti in e-learning è di 12 ore, con un modulo aggiuntivo dirigenti cantiere di 6 ore per quelli che operano nei cantieri temporanei o mobili nei casi previsti. L’aggiornamento dirigenti è quinquennale, con durata minima di 6 ore.
Il nuovo Accordo ha inoltre introdotto un corso obbligatorio di 16 ore per i Datori di Lavoro, con un modulo aggiuntivo di 6 ore per quelli che operano nei cantieri nei casi previsti.
Per i Datori di Lavoro già in carica alla data di entrata in vigore dell’Accordo, il termine transitorio per completare il percorso è il 24 maggio 2027, fatti salvi i casi di credito formativo o esonero previsti.

Come verificare la formazione già posseduta

La presenza di un attestato nel fascicolo del dipendente non garantisce automaticamente che tutti gli obblighi siano soddisfatti.
Occorre verificare la corrispondenza tra il percorso frequentato e le attività effettivamente svolte, considerando eventuali crediti formativi, aggiornamenti e abilitazioni specifiche. Un lavoratore potrebbe aver completato la formazione generale e specifica, ma non possedere l’abilitazione necessaria per utilizzare un carrello elevatore.
Un altro potrebbe essere stato nominato preposto senza aver completato il percorso previsto per il nuovo ruolo.

L’HR deve quindi distinguere i diversi obblighi, evitando di considerarli intercambiabili.
La verifica è particolarmente utile durante le assunzioni e i cambi di mansione, quando occorre valutare la formazione acquisita presso precedenti Datori di Lavoro e gli eventuali contenuti da integrare.

Organizzare i corsi senza interrompere la produzione

Nelle aziende manifatturiere, nella logistica e nei servizi organizzati su turni, l’assenza contemporanea di più lavoratori può creare difficoltà operative.
Una programmazione anticipata, concordata con i responsabili di reparto, permette di distribuire le presenze e ridurre le interferenze con le attività produttive.

Un’azienda con 60 operatori distribuiti su tre turni, per esempio, potrebbe organizzare più edizioni dello stesso corso, evitando di concentrare tutte le assenze in un’unica giornata.
La pianificazione deve considerare ferie, periodi di maggiore attività ed eventuali necessità di sostituzione.
Quando consentito dalla normativa, possono essere utilizzate modalità formative differenti.

La formazione in aula virtuale ossia con videoconferenza sincrona può ridurre gli spostamenti, mantenendo l’interazione diretta tra docente e partecipanti. La formazione e-learning, dove prevista, permette di organizzare alcuni percorsi con maggiore flessibilità.

L’Accordo Stato-Regioni 2025 stabilisce però condizioni e limitazioni specifiche. L’e-learning è ammesso per il corso dei Datori di Lavoro di 16 ore, mentre non è consentito per il corso iniziale dei preposti. Per la formazione specifica dei lavoratori, la possibilità di utilizzarlo è soggetta alle condizioni previste dall’Accordo.
La scelta della modalità formativa deve quindi rispettare le disposizioni applicabili al percorso.
Occorre inoltre ricordare che la formazione deve essere erogata durante l’orario di lavoro e senza oneri economici a carico dei lavoratori, secondo quanto previsto dall’articolo 37.

Assenze ai corsi e mancato completamento della formazione

Se un dipendente non partecipa a una sessione programmata, l’HR deve verificare le ragioni dell’assenza e individuare una data di recupero.
La gestione cambia a seconda delle circostanze. Un’assenza giustificata richiede una riprogrammazione. Se invece il lavoratore non partecipa perché il responsabile di reparto gli ha chiesto di rimanere in servizio, occorre intervenire sull’organizzazione aziendale.
Il mancato completamento della formazione non può essere risolto semplicemente registrando una nuova scadenza.
Quando la formazione costituisce un requisito necessario per svolgere determinate attività, l’azienda deve adottare le misure organizzative appropriate fino al completamento degli adempimenti.

Lavoratori che rifiutano la formazione: come deve intervenire l’HR

L’articolo 20 del D.Lgs. 81/2008 prevede, tra gli obblighi dei lavoratori, la partecipazione ai programmi di formazione e addestramento organizzati dal Datore di Lavoro.
Il rifiuto ingiustificato può quindi costituire una violazione degli obblighi del lavoratore e assumere rilievo disciplinare.
Prima di avviare un procedimento, l’HR deve ricostruire i fatti: verificare che la convocazione sia stata comunicata correttamente, che la formazione sia stata organizzata secondo le disposizioni applicabili e che non vi siano giustificazioni per l’assenza.
Quando il rifiuto risulta ingiustificato, l’azienda può valutare l’avvio della procedura disciplinare nel rispetto dell’articolo 7 della Legge 300/1970, del contratto collettivo applicabile e del principio di proporzionalità.
La contestazione deve descrivere i fatti in modo preciso e garantire al lavoratore la possibilità di presentare le proprie giustificazioni.
La scelta dell’eventuale sanzione dipende dalla gravità del comportamento e dalle circostanze. Non esiste un automatismo che colleghi ogni assenza ingiustificata a una specifica sanzione disciplinare.

Rifiuto dei DPI: responsabilità del lavoratore e intervento aziendale

Un’altra situazione che può richiedere il coinvolgimento dell’HR riguarda il mancato utilizzo dei Dispositivi di Protezione Individuale.
L‘articolo 20 del D.Lgs. 81/2008 impone ai lavoratori di utilizzare correttamente i dispositivi di protezione messi a disposizione. L’articolo 78 disciplina gli obblighi relativi all’impiego dei DPI.
Quando un lavoratore non utilizza i dispositivi prescritti, il primo intervento compete alle figure incaricate della vigilanza, in particolare al preposto.
L’articolo 19 del D.Lgs. 81/2008 attribuisce al preposto specifici obblighi di vigilanza e intervento in presenza di comportamenti non conformi.
Se necessario, il preposto deve intervenire secondo le disposizioni applicabili, anche interrompendo l’attività del lavoratore nei casi previsti.

L‘HR può essere successivamente coinvolto nella gestione delle eventuali conseguenze disciplinari.
Prima di procedere, occorre verificare che i DPI siano stati forniti, che siano adeguati ai rischi e che il lavoratore abbia ricevuto le informazioni, la formazione e l’eventuale addestramento necessari.
Un dispositivo difettoso o non adeguato richiede anzitutto un intervento tecnico e organizzativo.

Diversa è la situazione di un lavoratore che rifiuta deliberatamente di utilizzare DPI idonei e regolarmente forniti, nonostante le istruzioni ricevute.
In questo caso, l’azienda può valutare le conseguenze disciplinari, rispettando la procedura prevista dallo Statuto dei Lavoratori e dal contratto collettivo applicabile.
Il procedimento disciplinare non sostituisce l’intervento immediato necessario a eliminare una situazione di pericolo.

KPI per la sicurezza sul lavoro: quali indicatori deve monitorare l’HR Manager

La gestione degli obblighi di sicurezza collegati al personale richiede controlli periodici.
Per un Direttore delle Risorse Umane è utile conoscere i tempi di completamento delle attività, individuare eventuali ritardi e verificare se le procedure aziendali vengono rispettate.
Quanti giorni trascorrono tra la richiesta di una visita medica e la disponibilità del giudizio? Quanti lavoratori hanno una formazione coerente con la mansione? Quanti trasferimenti interni vengono effettuati dopo il completamento dei controlli previsti?
Sono domande alle quali l’HR dovrebbe poter rispondere attraverso dati verificabili.

1. Tempo medio di completamento delle verifiche sanitarie

Il primo indicatore misura i giorni che intercorrono tra l’attivazione della richiesta di visita e la disponibilità del giudizio di idoneità, nei casi in cui la sorveglianza sanitaria è prevista.
Supponiamo che un’azienda registri, nell’arco di un trimestre, 20 richieste di visite preventive. Se la somma dei tempi di completamento è pari a 160 giorni, il tempo medio risulta di 8 giorni per pratica.
Il dato diventa utile quando viene confrontato con i periodi precedenti e con i tempi di inserimento programmati.
Se il valore aumenta, l’HR può verificare se le richieste vengano inviate troppo tardi, se le informazioni sulle mansioni siano incomplete o se sia necessario migliorare la programmazione.
Occorre distinguere i ritardi amministrativi dai tempi clinici necessari per eventuali approfondimenti, che non devono essere compressi per esigenze organizzative.

2. Percentuale di lavoratori con formazione conforme alla mansione

Il secondo indicatore misura la corrispondenza tra la formazione posseduta e quella richiesta dalle attività effettivamente svolte.

La formula può essere espressa nel modo seguente:
Conformità formativa (%) = (Lavoratori con formazione conforme / Lavoratori soggetti agli obblighi considerati) × 100

Esempio. In un’azienda con 120 dipendenti, se 108 risultano in regola con tutti gli obblighi formativi applicabili alle rispettive mansioni, la percentuale è pari al 90%.
Il dato segnala che 12 posizioni richiedono un approfondimento.
L’HR dovrà verificare quali adempimenti risultino mancanti, se i lavoratori siano già stati assegnati alle attività interessate e quali misure organizzative siano necessarie.
La percentuale può essere analizzata per reparto, sede o categoria professionale, così da individuare dove si concentrano le carenze.

3. Cambi di mansione verificati prima dell’assegnazione

Il terzo indicatore riguarda i trasferimenti interni.

Verifiche preventive (%) = (Cambi mansione con controlli completati prima dell’assegnazione / Totale cambi mansione effettuati) × 100

Cosa significa? Supponiamo che, nell’arco di sei mesi, un’azienda abbia effettuato 30 trasferimenti interni.
Per 27 lavoratori risultano documentate tutte le verifiche necessarie prima dell’assegnazione. Negli altri tre casi, alcuni controlli sono stati completati successivamente.
L’indicatore è pari al 90%.
Il risultato segnala una criticità organizzativa: tre trasferimenti sono stati effettuati senza rispettare integralmente la procedura preventiva.
Occorre individuare le cause, verificare le eventuali conseguenze sulla sicurezza e adottare le misure necessarie.
Per questo indicatore, l’obiettivo organizzativo dovrebbe essere il completamento del 100% delle verifiche applicabili prima dell’assegnazione. Si tratta di un obiettivo di controllo interno, non di una soglia percentuale stabilita dalla normativa.

4. Near miss: quando le segnalazioni riguardano la gestione del personale

I near miss sono eventi che avrebbero potuto provocare un infortunio ma che non hanno determinato conseguenze lesive.
La loro raccolta e analisi compete alle funzioni individuate dal sistema aziendale di gestione della sicurezza. L’HR può contribuire quando emergono problemi legati all’organizzazione del personale.
Pensiamo a una segnalazione relativa a un lavoratore che ha utilizzato un’attrezzatura senza aver completato l’addestramento previsto. L’analisi tecnica dell’evento spetta alle figure competenti.

L’ufficio Risorse Umane può invece verificare se vi siano state carenze nella gestione delle informazioni formative o nell’assegnazione della mansione.
Un indicatore utile può riguardare il numero di segnalazioni dalle quali emergono criticità riconducibili alla formazione o all’organizzazione del personale.

Il dato deve essere interpretato insieme alle cause e alle azioni correttive adottate. Un aumento delle segnalazioni, infatti, può dipendere anche da una maggiore propensione dei lavoratori a comunicare situazioni pericolose.

Come utilizzare i KPI nelle riunioni tra HR e HSE

Gli indicatori diventano utili quando vengono analizzati periodicamente e portano a decisioni concrete.
Un incontro mensile o trimestrale tra HR, Servizio di Prevenzione e Protezione e responsabili delle funzioni interessate può consentire di verificare lo stato degli adempimenti.

Se aumentano i tempi di completamento delle visite, occorre individuare le cause. Se diminuisce la percentuale di conformità formativa, bisogna programmare gli interventi necessari. Se alcuni trasferimenti vengono effettuati senza verifiche preventive, è necessario correggere le modalità di comunicazione e autorizzazione.

Un KPI è utile quando permette di individuare un problema prima che produca conseguenze sull’organizzazione del lavoro o sulla sicurezza dei dipendenti.

HR e Servizio di Prevenzione e Protezione: come organizzare un coordinamento efficace

Assunzioni, trasferimenti, cambi di mansione e attribuzione di nuovi incarichi sono attività ordinarie nella gestione del personale. Ciascuna può richiedere verifiche specifiche in materia di salute e sicurezza.

Quando le funzioni aziendali operano senza procedure condivise, alcune informazioni rischiano di arrivare troppo tardi.
Un nuovo lavoratore potrebbe essere inserito prima del completamento della formazione necessaria. Un dipendente potrebbe cambiare attività senza che sia stata verificata la compatibilità con le prescrizioni del Medico Competente. Un responsabile di reparto potrebbe assegnare un’attrezzatura a un operatore senza aver controllato il possesso dell’abilitazione richiesta.

Per prevenire queste situazioni, l’azienda dovrebbe definire una procedura che colleghi le decisioni relative al personale agli adempimenti di sicurezza.

Definire responsabilità e flussi informativi

Il primo passaggio consiste nell’individuare chi deve comunicare una modifica organizzativa e quali verifiche devono precederne l’attuazione.

• Il responsabile di reparto deve fornire informazioni attendibili sulle attività previste. L’ufficio Risorse Umane gestisce gli aspetti relativi al rapporto di lavoro e coordina gli adempimenti assegnati alla propria funzione.
• Il Servizio di Prevenzione e Protezione interviene nelle valutazioni tecniche di competenza, mentre il Medico Competente svolge le attività previste dalla normativa sulla sorveglianza sanitaria.
• Il Datore di Lavoro e i dirigenti mantengono gli obblighi e le responsabilità attribuiti loro dal D.Lgs. 81/2008.

Questa distribuzione dei compiti dovrebbe essere formalizzata in una procedura aziendale, evitando che le verifiche dipendano esclusivamente dall’iniziativa dei singoli responsabili.

Utilizzare informazioni aggiornate e accessibili

L’HR dovrebbe poter verificare la mansione assegnata a ciascun lavoratore, la formazione effettuata, le scadenze applicabili e lo stato degli adempimenti sanitari di propria competenza.
Il sistema informativo deve consentire di distinguere le attività completate da quelle ancora da programmare, evitando duplicazioni e incongruenze.
L’accesso alle informazioni deve essere regolato in base alle funzioni svolte, con particolare attenzione alla protezione dei dati personali e sanitari.
Gli strumenti digitali possono agevolare la programmazione della formazione, la gestione degli attestati e il monitoraggio delle scadenze.
Rimane comunque necessario che le informazioni siano corrette e che le verifiche siano effettuate dalle figure competenti.

Il supporto di Romeo Safety Italia nella gestione degli adempimenti

Per le aziende con un’organizzazione articolata, il coordinamento tra Risorse Umane e funzioni della sicurezza può richiedere un supporto tecnico continuativo.

Romeo Safety Italia affianca le imprese nella gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro, attraverso servizi di consulenza, valutazione dei rischi, sorveglianza sanitaria e formazione.
Il supporto può riguardare l’individuazione dei fabbisogni formativi, la programmazione dei corsi, il coordinamento delle attività di sorveglianza sanitaria e la verifica degli aspetti di sicurezza connessi ai cambiamenti organizzativi.
Per la gestione delle informazioni e delle scadenze, Romeo Safety Italia mette inoltre a disposizione strumenti digitali dedicati ai processi HSE, tra cui la piattaforma Sicureasy.

HR e sicurezza sul lavoro: il controllo deve precedere la decisione organizzativa

Un’assunzione, un trasferimento o un cambio mansione possono essere gestiti correttamente dal punto di vista contrattuale e richiedere comunque ulteriori verifiche in materia di salute e sicurezza.
Per l’HR Manager, il compito è assicurare che i processi di gestione del personale prevedano il coinvolgimento delle figure competenti e che gli adempimenti necessari vengano completati nei tempi richiesti.
Questo significa conoscere le attività effettivamente svolte dai dipendenti, verificare la formazione applicabile, coordinare gli aspetti organizzativi della sorveglianza sanitaria e gestire tempestivamente le modifiche che possono incidere sull’esposizione ai rischi.
Le responsabilità del Datore di Lavoro, del RSPP, del Medico Competente e delle altre figure aziendali rimangono distinte. La collaborazione tra queste funzioni permette di evitare che una decisione sul personale venga attuata senza averne valutato le conseguenze sulla sicurezza.
Prima di ogni nuova assegnazione, l’ufficio Risorse Umane dovrebbe poter rispondere a una domanda precisa: sono state completate tutte le verifiche necessarie affinché questo lavoratore possa svolgere le attività previste in condizioni di sicurezza?
Se la risposta non è ancora disponibile, occorre coinvolgere le funzioni competenti prima di procedere.

Romeo Safety Italia supporta le aziende nell’organizzazione e nella gestione degli adempimenti di salute e sicurezza, aiutando le funzioni HR e HSE a coordinare le attività di prevenzione con le esigenze operative.


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